Unser vereinsinterner Workshop im Februar

von Elly

Am 05.02.2022 fanden wir uns als Vorstand über Zoom zu einem Workshop zusammen, um unsere Arbeit besser zu organisieren. Wir hatten uns in den Vorstandssitzungen zum Ende des Jahres gemeinsam an unseren Erfolgen erfreut, aber auch festgestellt, dass die Struktur unserer Vereinsarbeit an vielen Stellen verbessert werden könnte. Wir trafen den Entschluss, unsere Anfänge hinter uns zu lassen und professioneller zu werden. Dafür wollten wir mit Hanna einen Workshop machen, den sie uns freundicherweise angeboten hatte. Am 05.02. war es dann so weit, alle hatten sich bei Miro angemeldet, einer Website, auf der man gemeinsam online große Mindmaps bauen kann. Wir begannen mit einem großen Brainstorming, jede konnte einzelne Punkte aufschreiben, die ihr verbesserungswürdig vorkamen oder die sie gerne im kommenden Jahr verwirklicht sehen würde. Wir ordneten unsere Punkte den verschiedenen internen Bereichen zu, zum Beispiel Social Media, Kooperation mit Bolivien, Finanzen usw. Wir formulierten Ziele für die verschiedenen Bereiche und gründeten Arbeitsgruppen, um klare Verantwortlichkeiten zu schaffen.

Was jetzt „nur“ nach einem größeren Brainstorming klingt, brachte uns dazu, an letztlich zwei Terminen mehrere Stunden miteinander ins Gespräch zu kommen und eine gemeinsame Vision zu erarbeiten. Jede konnte sich einbringen und wir fanden nicht nur gemeinsame Ziele, sondern auch Wege diese zu erreichen. Als ersten großen Erfolg kann man werten, dass die darauffolgende Vorstandssitzung am 08.02.2022 dank der Berichte der einzelnen Arbeitsgruppen derartig strukturiert war, dass wir nach einer Stunde inhaltlich alles abgearbeitet hatten, was uns sonst über zwei, wenn nicht drei Stunden gekostet hatte.

Wir danken Hanna für Ihre Mühe und freuen uns, dass wir uns alle die Zeit für einen Prozess nehmen konnten, der uns auf so spaßige Weise als Verein vorangebracht hat.

Falls unsere Vereinsarbeit Euch näher interessiert, habe ich unsere Ergebnisse und Ziele stichpunktartig für Euch niedergeschrieben.

Zunächst unsere drei Arbeitsgruppen für die kurzfristigen Ziele:

AG Kommunikationsmeeting

• Zusammen mit zwei Freiwilligen aus Bolivien einen Workshop mit Renovación Madre Niño organisieren
• Inhalt des Workshops sollen Teambuilding und gemeinsame Erarbeitung von Kommunikationsstrategien sein
• Ziel ist ein hoffentlich verbesserter Fluss an Informationen zwischen beiden Organisationen

AG Merchandise

• Erarbeitung verschiedener Motive für originelle Produkte von Yana Paña
• Herstellung unserer Produkte
• Akquirierung von Spenden mithilfe unserer Produkte als Dankeschön

AG Überarbeitung Website

• Meeting festlegen, damit Beteiligte verstehen, wie sich unsere Website bearbeiten lässt
• Einzelpersonen überarbeiten und aktualisieren unsere Texte, Ziel ist verbesserte Lesbarkeit

Nun unsere permanenten Arbeitsgruppen:

AG Finanzen

• Kurs zu Buchhaltung besuchen
• Buchhaltungssystem verbessern, evtl. in Absprache mit einem Juristen
• Jahresabschluss mit Kassenprüferinnen durchgehen
• erneutes Beantragen der Gemeinnützigkeit (plus Steuererklärung mit Elster) ca. im Juni

AG Institutionelle Geber

• Recherche nach Stiftungen, Programmen etc. die für uns oder Renovación in Frage kommen
• Listen mit Fristen, benötigten Nachweisen und Dokumenten etc.
• Anfrageschreiben formulieren

AG Betterplace

• Informationen aktualisieren
• Updates schreiben

AG Social Media

• Layout für Posts erstellen
• Zeitplan erarbeiten
• System für Zuständigkeiten (z.B. Rotationen)
• Seminare zum Thema suchen und besuchen

AG Newsletter

• Brainstorming mit allen Interessierten organisieren
• Ideen zentral festhalten
• Autorinnenschaften für Artikel vergeben
• Newsletter regelmäßig versenden

Zum Abschluss danke ich Euch, falls Ihr so lange durchgehalten habt, für das Lesen dieses Artikels. Falls Ihr Ideen oder Anregungen habt, zum Beispiel auch für den Newsletter, sind sie willkommen. Nutzt eine unserer zahlreichen Kontaktmöglichkeiten (E-Mail, Website, Facebook, Instagram) und schreibt uns. Wir freuen uns über Austausch.